Am Eingang hilft KI

Wie sich die Mieterkommunikation wesentlich optimieren und vollständig automatisieren lässt.

Die Digitalisierung verändert Arbeitsprozesse grundlegend. Ein Beispiel ist das digitale Eingangsmanagement, das facilioo in die Plattform zur Bewirtschaftung von Immobilien integriert hat. Mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) bearbeitet das innovative Tool Anfragen und Meldungen vollständig automatisiert.

So funktioniert’s.

Der KI-basierte Eingang bündelt Meldungen von Mietern, die aus verschiedenen Quellen eingehen, per E-Mail, App, über die Website, per WhatsApp oder Telefon, an einem zentralen Ort. Eingehende Nachrichten werden automatisch ins System übernommen und Vorgängen oder Objekten präzise zugeordnet. Auch bei manueller Bearbeitung erfolgt eine vollständige automatische Dokumentation, was Bearbeitungszeiten deutlich ver­kürzt. KI-gestützt extrahiert das System aus Sprache, Text und Dokumenten relevante Informationen, erkennt automatisch den jeweiligen Mieter und generiert kontext-spezifische Textantworten. Das System kann Informationen eigenständig in Vorgänge, Rechnungsbereiche oder das technische Immobilienmanagement übernehmen und daraus Folgeprozesse ableiten.

Umfassende Automatisierung

Damit ist eine ambitionierte Vision von facilioo Realität geworden: die Umsetzung umfassender Automatisierung inklusive der Verarbeitung technischer Meldungen. Der Prozess umfasst folgende Schritte:

• Normalisierung der Meldung durch OCR-, Bild­ oder Spracherkennung
• präzise KI-gestützte Analyse, die relevante Informationen exakt extrahiert
• automatisierte Handlungsvorschläge, Aufgaben und kontextsensitive Textantworten
• teilautomatisierte Bearbeitung der Vorgänge inklusive automatischer Dokumentation und abschlie­ßender Prüfung durch die Bearbeitenden, wenn fachlich notwendig

Optimierte Algorithmen

Technische Herausforderungen wie die Sicherung der Qualität von KI-Ergebnissen sind nahezu vollständig gelöst: Die eingesetzte KI liefert nun präzise, zusammenfassende und kontextspezifische Antworten; die Zuordnung zu Mitarbeitern, Objekten und Vorgängen erfolgt mit verbesserten Algorithmen zu 98 Prozent und auch in komplexen Fällen zuverlässig. So kann die Bearbeitung vollständig autonom erfolgen – mit dem wesentlichen Vorteil der Zeitersparnis. Für Verwaltungen bedeutet die konsequente Automatisierung mehr Effizienz, die durch die Erfassung der Bearbeitungszeiten jeder Phase messbar ist. Sie gewinnen mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben.

Fazit

Der optimierte KI-gestützte Eingang zeigt das Potenzial digitaler Technologien für die Immobilienwirtschaft. Der hohe Automatisierungsgrad relevanter Prozesse setzt Maßstäbe für Effizienz und Nutzerfreundlichkeit – und bereitet Immobilienverwaltungen den Weg in die Zukunft.