Chancen & Grenzen

Was ist beim Einsatz von KI im Vermietungsprozess datenschutzrechtlich erlaubt?

Die Zeiten des Fachkräftemangels und des Trends zur Vier-Tage-Woche erfordern Automatisierung, aber auch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI), um anfallende Tätigkeiten bewältigen zu können. Im folgenden Beitrag geht es um einen bestimmten Prozess, nämlich den der Vermietung. Kann hier KI eingesetzt werden, und wenn ja: Wo sind die Herausforderungen?

Was ist Künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz beschreibt Technologien, die Aufgaben übernehmen können, welche bisher menschliches, also kreatives Denkvermögen erforderten – etwa um Entscheidungen zu treffen, Texte zu verstehen oder Muster zu erkennen. Klassische Software (Automatisierung) arbeitet strikt nach festen Regeln. KI dagegen ist in der Lage, aus Daten zu lernen und sich an neue Situationen anzupassen.

Im Vermietungsprozess kommt KI zunehmend zum Einsatz: Sie beantwortet automatisiert Anfragen von Mietinteressenten, filtert Bewerberprofile, analysiert Bonitätsdaten oder schlägt Mietpreisempfehlungen vor. Dabei kann sie helfen, große Datenmengen in kürzester Zeit auszuwerten, etwa um aus einer Vielzahl von Mietinteressenten passende Kandidaten herauszufiltern.

Ein zweiter Anwendungsbereich wäre die Erstellung von Mietverträgen oder die Kommunikation mit Interessenten. Die auf Sprache basierenden KI-Tools (LLM = Large Language Model) können bereits heute Mietverträge erstellen oder auf Fragen reagieren. Aus juristischer Sicht ist aber nicht zu empfehlen, rechtlich bindende Texte per LLM erstellen zu lassen, denn KI „versteht“ nicht, was sie macht, sie reiht Wörter aneinander, die wohl zusammengehören.

Wie ist das mit dem Datenschutz?

KI „denkt“ also nicht, kann aber im Vermietungsprozess viele Arbeitsschritte der Mieterauswahl automatisieren und beschleunigen. Bei mir als Datenschützerin schrillen hier aber die Alarmglocken. Art. 22 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt automatisierte Entscheidungen und Profiling. Zudem geht es aber auch um das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Das sagt die DSGVO.

Sobald personenbezogene Daten – etwa Name, Einkommen oder Bonitätsauskünfte – in einem Dateisystem (und KI wäre eines) verarbeitet werden, greift die DSGVO. Das bedeutet, dass die Grundsätze der Datenverarbeitung, die in Art. 5 DSGVO beschrieben sind, eingehalten werden müssen, z. B. zur

Rechtsgrundlage: Es besteht eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung. Im Vermietungsprozess sind dies zunächst die Vertragsanbahnung und die Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 Lit. f und b DSGVO). Für den Einsatz von KI im Vermietungsprozess dürfte das berechtigte Interesse die Rechtsgrundlage sein (Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO), zumal sie personelle Ressourcen schont und menschliche Fehlentscheidungen verhindert, weil Maschinen nun mal objektiv entscheiden. Von Vorteil ist das auch für die Interessenten: Der Vermietungsprozess wird beschleunigt und transparenter.

Datenminimierung: Nur notwendige Daten dürfen erhoben werden, was aber für jeden Vermietungsprozess gilt. Die Datenschutzbehörden haben hier eine Orientierungshilfe herausgegeben, in welcher Phase welche Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen.

Transparenz: Betroffene werden über die Datenverarbeitung und eingesetzte Systeme informiert. Oftmals wirkt eine KI wie eine „Black-Box“. Es werden Daten hineingeworfen und dann kommt ein Ergebnis. Wie dies funktioniert, ist selbst für IT-Spezialisten schwer zu erklären, und wenn das passiert, dann verstehen Nicht-Spezialisten dies kaum. Daher könnte der Einsatz von KI an der Transparenz scheitern. Betroffene müssen über den Einsatz von KI informiert werden und eben auch darüber, anhand welcher Kategorien von Daten hier Entscheidungen getroffen werden.

Art. 22 DSGVO normiert darüber hinaus, dass keine automatisierten Einzelentscheidungen ohne menschliche Überprüfung erfolgen dürfen. Auch dies muss transparent gemacht werden.

Was das AGG besagt.

KI darf keine diskriminierenden Entscheidungen treffen – etwa in Bezug auf Herkunft, Geschlecht, Alter oder Religion. Das AGG verbietet jede Benachteiligung bei der Wohnraumvergabe aus diesen Gründen. Dass KI rassistisch sei bzw. Rassismus fördere, ging bereits durch die Presse. Tatsächlich aber ist KI eine Maschine, die eben nur das lernt und entscheidet, was Menschen vorher entschieden oder erklärt haben. Die KI im Vermietungsprozess muss daher so trainiert bzw. programmiert werden, dass Namen oder Geburtsorte bei der Entscheidung für oder gegen Mietinteressenten keine Rolle spielen dürfen. Dasselbe gilt für Angaben zu Geschlecht, Alter etc.

Es muss also klar sein, wie die KI trainiert wurde, und dies muss auch für die betroffenen Personen transparent sein. Wer KI nutzt, muss insofern deren Funktionsweise verstehen, ihre Ergebnisse kritisch hinterfragen und im Zweifel korrigierend eingreifen können.

KI einsetzen oder nicht?

Diskriminierungsverbot und Transparenzgebot sind die größten Herausforderungen beim Einsatz von KI. Sollte man sie dennoch nutzen? Eindeutige Antwort: ja. KI schafft Effizienz, Struktur und datenbasierte Entscheidungsgrundlagen – vorausgesetzt, sie wird verantwortungsvoll eingesetzt. Dazu geben wir die folgenden Tipps:

• Nutzen Sie geprüfte, transparente Systeme. Wählen Sie KI-Tools, deren Entscheidungswege nachvollziehbar und dokumentiert sind.
• Informieren Sie Interessenten klar und verständlich.
• Klären Sie, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wer Zugriff darauf hat.
• Die finale Auswahl sollte immer von einer verantwortlichen Person getroffen werden.

Hat KI bei diesem Artikel geholfen?

Ja, das hat sie, insbesondere im Abschnitt „Was ist KI?“. Die rechtlichen Ausführungen waren jedoch mit Vorsicht zu genießen, ebenso ein testweise erstellter Mietvertrag. Da ich die Verantwortung für den Inhalt dieses Beitrags trage, habe ich ihn dann aber doch selbst geschrieben. Allerdings lernt die KI stetig dazu – auch durch die Veröffentlichung dieses Beitrags. Ich bin gespannt, wie sich unser Leben und unsere Tätigkeit durch den Einsatz von KI verändern wird.