Den Kundenservice verbessern

Digitale Lösungen wie Mieterportale, Chatbots und mehr optimieren die Mietverwaltung.

Die Vorteile der digitalen Mietverwaltung sprechen für sich: schnellere Bearbeitungszeiten, 24/7-Serviceleistungen in Echtzeit sowie deutlich reduzierte Fehlerquoten. Von einer erfolgreichen Digitalisierung profitieren jedoch auch die Mitarbeiter, denn mit den richtigen technischen Lösungen gehören lästige Routineaufgaben oder die schlichte Informationsvermittlung zwischen unterschiedlichen Parteien der Vergangenheit an.

Mieterportale – rund um die Uhr im Dienst

Das gängigste Beispiel für digitale Helfer in der Mietverwaltung ist das Mieterportal. Eine solche zentralisierte Plattform für die Mieterkommunikation erlaubt es der Verwaltung, beispielsweise alle relevanten Dokumente digital bereitzustellen – rechtssicher und datenschutz-konform. Alle berechtigten Personen können sie zeit- und ortsunabhängig einsehen, ohne dass sie ausgedruckt und per Post versandt werden müssen. Hochwertige Portale bieten Mietern auch die Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren, was Kommunikationswege strafft und die Servicequalität der Verwaltung verbessert – und ganz nebenbei das Zusammengehörigkeitsgefühl in Liegenschaften fördert.

Handwerkerportale – immer der direkte Weg

Das technische Pendant dazu findet sich im Handwerkerportal. Hier sind nicht nur die Adressdaten der wichtigen Ansprechpartner unterschiedlicher Gewerke hinterlegt, die Anbindung an das verwaltungseigene CRM-System ermöglicht auch den Austausch von Adressdaten sowie die automatisierte Dokumentation aller angelegten Vorgänge. So müssen Informationen nicht mehr zwischen Verwaltung, Hausbewohnern und Handwerkern vermittelt werden. Die technische Entwicklung ist allerdings schon viel weiter.

Chatbots – Serviceorientierung im Kundenkontakt

Spezialisierte Chatbots sind bereits zur wechselseitigen Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern in der Lage: Ruft ein Mieter beispielsweise bei seiner Immobilienverwaltung an, weil er die Betriebskostenabrechnung verlegt hat, prüft der Chatbot selbstständig im System, ob sie im Mieterportal schon zu Einsicht und Download hinterlegt ist. Ist dies der Fall, informiert er den Anrufer darüber. Benötigt dieser das Dokument nun aber doch schriftlich auf Papier, teilt der Chatbot ihm die Kosten für die Beauftragung des angeschlossenen Lettershops und den Versand der Abrechnung mit – und löst nach Bestätigung des Anrufers automatisch den Auftrag an den Lettershop aus, die entsprechende Abrechnung ausgedruckt zu versenden. Die Adresse des Mieters wird dazu aus dem CRM-System übernommen, der Vorgang wie alle Vorgänge im System dokumentiert.

Dieser eine von vielen möglichen Abläufen zeigt: Die Zukunft der Immobilienverwaltung liegt in der erfolgreichen Digitalisierung und Automatisierung ganzer Prozessabläufe. Schließlich lassen sich damit die gleichen oder gar bessere Ergebnisse in einem Bruchteil der Zeit erzielen.