Digitaler Self-Service

Wohnungswirtschaftliche Online-Portale und KI-gestützte Funktionen optimieren die Prozesseffizienz.

Wie schön wäre es, wenn den ohnehin raren Fachkräften die Pflege von Bankverbindungen, Lastschriftmandaten und Kontaktdaten sowie die stetig wiederkehrende Bereitstellung von Informationen per E-Mail, Telefon oder auf Papier erspart blieben?! Dass das keine Utopie ist, zeigt sich beim berühmten Blick über den Tellerrand: Andere Branchen machen es schon lange vor. Ob Bankgeschäfte, Telekommunikation oder Streaming-Dienste – in nahezu allen Lebensbereichen haben sich digitale Self-Service-Lösungen durchgesetzt. Die Selbstverwaltung senkt die Kosten pro Kundenkontakt, reduziert die Zahl der Hotline-Anrufe und ist der Startpunkt für die Automatisierung und die Skalierbarkeit von Prozessen.

Mehr Effizienz in der Kundenkommunikation

Dass dies auch in der Immobilienwirtschaft funktioniert, zeigt beispielsweise etg24, die erste wohnungswirtschaftliche Software mit Service-App, die sowohl Mietern als auch Eigentümern die vollumfängliche digitale Selbstverwaltung ermöglicht.

Kontaktdaten, Bankverbindungen und die Verwaltung von Mandaten sowie Informationen für den Einzug von Miete und Kautionen können direkt im Portal hinterlegt werden. Mietverträge und Informationen zu Mietern können Eigentümer im Portal einsehen und dort auch selbsttätig pflegen. Genauso sind Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen und liegenschaftsbezogene Dokumente jederzeit abrufbar. Statt per E-Mail oder telefonisch beziehen Mieter wie Eigentümer relevante Informationen über das Portal, das auch standardisierte Serviceanfragen ermöglicht. Der damit verringerte Verwaltungsaufwand steigert die Effizienz und die Kundenzufriedenheit.

Zentralisierte Datenhaltung

Die zentrale Verwaltung aller relevanten Daten in der Cloud sowie zudem die künftige Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) sind weitere Effizienz steigernde Faktoren. Wie in modernen CRM-Systemen üblich, werden sämtliche Kontaktdaten von Mietern, Eigentümern und Lieferanten in einer einheitlichen cloudbasierten Struktur verwaltet, was die tiefgreifende Automatisierung von Prozessen überhaupt erst ermöglicht. Mieter können Schadensmeldungen direkt im Portal eingeben, wo KI-basierte Systeme sie automatisch priorisieren, relevanten Dienstleistern zuweisen und den Bearbeitungsstatus dokumentieren. Die Kooperation mit Partnerunternehmen ermöglicht zudem die KI-gestützte Anrufannahme per Chatbot, der Telefonate erfasst und direkt im Portal weiterverarbeitet.

Self-Service-Portale setzen Standards.

Digitale Self-Service-Portale, die in anderen Branchen längst etabliert sind, werden auch in der Immobilienverwaltung zum Standard für eine vollständige digitale Selbstverwaltung, mit der Immobilienverwaltungen, die ihre Prozesse effizienter gestalten und ihrer Kundschaft einen zeitgemäßen digitalen Service bieten möchten, deutlich im Vorteil sind.